Często, doradzając właścicielom firm, osobom zarządzającym spółkami, a nawet innym prawnikom, którzy zajmują się doprowadzeniem do zgodności działania organizacji z prawem, muszę wytłumaczyć po co w ogóle się tym zajmować.
Na pierwszy rzut oka przedsiębiorcy często mają bowiem ważniejsze problemy, niż zajmowanie się jakąś ochroną danych, zwłaszcza, że funkcjonują w biznesie od lat, a dotąd nikt im o tym nie mówił i nikt o nic nie pytał.
Dlatego postanowiłem wskazać na kilka argumentów, które dowodzą, że warto zadbać o ochronę danych osobowych w firmie. Wpis ten nie ma charakteru czysto prawnego, jest zaś zbiorem moich doświadczeń związanych z tworzeniem i prowadzeniem biznesu.
Dlaczego warto? Oto kilka powodów:
Zadbaj o swój wizerunek
To w jaki sposób podchodzisz do kwestii ochrony danych osobowych w firmie jest częścią Twojego wizerunku jako przedsiębiorcy. W ten sposób pokazujesz, że reguły gry, które Ciebie dotyczą traktujesz poważnie i nie idziesz na skróty. Pamiętaj, że społeczeństwo jako ogół chce, aby prywatność i informacje o poszczególnych osobach były szanowane i chronione – znajduje to odzwierciedlenie m.in. w naszej Konstytucji. I w dłuższej perspektywie czasu poważne podejście do kwestii ochrony danych osobowych naprawdę procentuje, a Twoi kontrahenci to docenią. Żyjemy bowiem w społeczeństwie, w którym nie liczy się już tylko cena produktu, ale także jego jakość - a elementem tej jakości jest zabezpieczenie danych osobowych ludzi, którzy przychodzą i ten produkt albo usługę nabywają. Zabezpieczanie danych ma szczególne znaczenie w branżach usługowych i doradczych,czyli tam gdzie klienci powierzają swoje największe sekrety.
Pokaż, że klienci są dla ciebie ważni
Ten punkt jest częściowo kontynuacją rozważań, które przeczytałeś powyżej. Jeśli nie dbasz o zabezpieczenie danych osobowych swoich klientów, pokazujesz, że szczególnie na nich Ci nie zależy. Natomiast, gdy poważnie podchodzisz do ochrony informacji, które od nich otrzymujesz, twoi klienci wiedzą, że zależy ci na czymś więcej niż tylko jednorazowej sprzedaży. To nie zaprocentuje wzrostem przychodów w ciągu jednego kwartału, ale z czasem zostanie docenione.
Idź z duchem czasu
Kilkanaście lat temu prawie nikt nie zaprzątał sobie głowy ochroną danych osobowych. Z czasem niektórzy zaczęli sobie uświadamiać wagę tego problemu i zwracać uwagę na zabezpieczenia. Zaczęło się od największych podmiotów, do których dołączyło później wiele mniejszych. Świadomość osób, które te dane przekazywały, również znacznie wzrosła, a niektóre z nich jasno wskazywały, że wymagają aby ich dane były przechowywane zgodnie z prawem. W pewnym sensie zabezpieczanie swoich baz danych spopularyzowało się i upowszechniło. Nie ma powodu, abyś zostawał z tyłu. Profesjonalne podejście do ochrony danych osobowych potwierdza, że prowadzisz swój biznes adekwatnie do czasów, w których żyjemy, a metody z dziewięćdziesiątych XX wieku zostawiłeś za sobą.
Dodatkowy atut w walce konkurencyjnej
Skoro klienci zwracają uwagę na to, że dbasz o ich dane, warto to podkreślić w momencie ich zdobywania. Wiele firm podkreśla, że dane, które im się przekazuje, są bezpieczne. Wiele mówi się zwłaszcza o szyfrowaniu albo serwerach umieszczonych w podziemnym bunkrze w Szwajcarii. Nie ma powodu abyś ty również zadbał o bezpieczeństwo danych i pochwalił się tym światu.
Uniknij kar
O karach pisałem niedawno tutaj. I mówiłem, że nie ma się co ich bać – przynajmniej nie tak bardzo. Nie zmieniłem zdania. Prawnicy odkryli jednak jeden skuteczny sposób, który doprowadza do szału ludzi, chcących nakładać milionowe kary na przedsiębiorców – to przetwarzanie danych zgodnie z prawem od początku do końca. Podejmując prawidłowe działania likwidujesz ewentualne ryzyko nałożenia na ciebie kar do zera.
Przygotuj się na najgorsze
Jednym z koronnych argumentów, którymi posługują się ludzie w celu udowodnienia, że nie muszą chronić danych osobowych, jest tekst „panie, tyle lat mamy te dane i nigdy nic się nie stało”. Czasem przybiera to też formę zdania „jacy hakerzy, nas nikt tu nie atakuje bo po co”.
Niestety to, że przez lata z danymi był spokój, nie oznacza, że zawsze tak będzie. Zagrożeń jest mnóstwo: lekkomyślni pracownicy, wredna konkurencja, czepliwi klienci albo zapominalski menadżer. Każdy błąd może (choć nie musi) doprowadzić do wycieku danych, z czym wiążą się kary i roszczenia osób, których dane dotyczą (od maja 2018 r.)
Zabezpieczając dane od samego początku minimalizujesz ryzyko ich wycieku. A nawet jeśli stanie się coś złego – będziesz wiedział co robić i jak się zachować. Z uwagi na to, że zadbałeś odpowiednio o bezpieczeństwo, również ewentualne kary i roszczenia będą mniejsze. Przezorny zawsze zabezpieczony.
Podsumowując, myślę, że nie ma się co wahać i warto podjąć temat ochrony danych osobowych. Im szybciej tym lepiej. A (jak już pisałem) wdrożenie nowych przepisów RODO jest dobrą okazją, aby kompleksowo podejść do tego tematu. Początki bywają trudne, ale potem będzie już tylko łatwiej.
